KUPANG, TIMEXKUPANG.FAJAR.CO.ID- Arsip fisik fasilitatif Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kanwil Kemenkumham) NTT dan Rumah Tahanan (Rutan) Kelas IIB Kupang akhirnya dimusnahkan. Selain itu juga dilakukan pemusnahan untuk arsip substantif Keimigrasian Kantor Imigrasi (Kanim) Kelas I TPI Kupang dan Kanim Kelas II TPI Maumere.
Kegiatan pemusnahan ini bertempat di Kanwil Kemenkumham NTT, Rabu (25/9).
Kegiatan pemusnahan ini dibuka oleh Kepala Divisi Administrasi, Rakhmat Renaldy mewakili Kepala Kanwil Kemenkumham NTT, Marciana Dominika Jone.
Hadir dalam kegiatan ini, Pejabat Tinggi Pratama, Kepala Kanim Kelas I TPI Kupang, Kanim Kelas II TPI Maumere, Kepala Rutan Kelas IIB Kupang, para Pejabat Administrator dan para Pejabat Pengawas.
Selain itu, turut hadir juga para saksi dari Inspektorat Jenderal dan Biro Umum, Pejabat dari ANRI serta JFT Arsiparis.
Pada kesempatan itu, Renaldy mengatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara. Sesuai Undang Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.
Karena itu, kata Renaldy, manfaat arsip bagi suatu organisasi yakni berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Selain itu, dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen serta dapat dijadikan alat transparansi kinerja birokrasi.
Dalam pengelolaan arsip akan terdapat arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
"Arsip-arsip yang tidak bernilai guna, tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara, telah habis masa retensinya harus dimusnahkan," jelasnya.
Pemusnahan arsip merupakan bagian dari penyusutan arsip yang merupakan amanat Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2009 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Dikatakan bahwa pemusnahan arsip pada hakekatnya adalah memusnahkan dokumen dan barang bukti yang selanjutnya harus dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan dengan prosedur atau peraturan yang telah ditetapkan agar menjadi hasil pelaksanaan pemusnahan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Renaldy menekankan bahwa pemusnahan arsip merupakan kegiatan yang tidak sederhana dan memerlukan kehati-hatian karena menyangkut penghapusan barang bukti. Namun, hal ini tidak dapat dijadikan alasan untuk tidak melakukan pemusnahan karena memusnahkan arsip adalah kewajiban setiap instansi yang dilakukan sesuai kaidah dan peraturan yang berlaku.
"Pemusnahan arsip setelah mendapat Persetujuan Pemusnahan Arsip dari Arsip Nasional Republik Indonesia," ungkapnya.
Hal ini, kata dia, tentunya merupakan kerja keras dari para pengelola arsip di satuan kerja, arsiparis Kantor Wilayah, Arsiparis Unit Kearsipan I dan ANRI selaku Pembina Kearsipan Nasional.
Renaldy juga mengharapkan agar kegiatan pemusnahan arsip ini dapat memacu seluruh satuan kerja di wilayah NTT untuk melakukan proses pemusnahan arsip.
Kepala Kanim Kupang, Nanang Mustofa juga mengatakan bahwa tingkat pertumbuhan layanan publik sejalan dengan tingkat pertumbuhan volume arsip di instansi sehingga membawa konsekuensi logis terkait ketersediaan ruang penyimpanan dan pengelolaan sarana kearsipan.
"Untuk menciptakan tata kelola arsip yang lebih efisien dan efektif, juga untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip-arsip tersebut dari pihak yang tidak bertanggung jawab, maka perlu dilakukan pemusnahan arsip sesuai alur dan prosedur retensi arsip berdasarkan peraturan yang berlaku," jelas Nanang.
Dalam kegiatan tersebut, Kantor Imigrasi Kupang memusnahkan sejumlah arsip yang terdiri dari berkas Dokumen Perjalanan Republik Indonesia (DPRI) serta dokumen izin tinggal Warga Negara Asing (WNA). Total berkas yang dimusnahkan dari Kantor Imigrasi Kupang mencapai 23.370 dokumen.
Kegiatan pemusnahan arsip ini diharapkan dapat mendorong peningkatan kualitas pengelolaan dokumen di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM NTT, sekaligus memastikan tidak ada penyalahgunaan dokumen yang sudah tidak terpakai. Kegiatan diakhiri dengan pembakaran arsip secara simbolis di halaman Kanwil Kemenkumham NTT. (r1/gat)
