BORONG, TIMEXKUPANG.FAJAR.CO.ID-UPTD SPAM Kabupaten Manggarai Timur (Matim), setidaknya layak diberi apresiasi. Bagaimana tidak, operator air minum di bawah Dinas PUPR ini, telah mengembangkan aplikasi click sistem penyediaan air minum (cliCKSPam) yang memudahkan pelayanan kepada masyarakat, dalam hal ini para pelanggan.
Aplikasinya diimplementasi sejak 2019 atau berjalan lebih dari 5 tahun, dan menjadi aplikasi utama di UPTD SPAM. Penerapan cliCKSPam sudah sesuai dengan peraturan Bupati Matim nomor 75.A tahun 2021, tentang inovasi daerah, dan keputusan kepala UPTD SPAM Matim Nomor UPTD SPAM.02.01/ID/01/I/2022 tentang penetapan inovasi daerah pada lembaga tersebut.
Kehadiran inovasi cliCKSpam, memberikan dampak yang signifikan pada tertib pengelolaan administrasi pelanggan dan keuangan. Pada sisi administrasi, UPTD SPAM meraih penghargaan sebagai penyelenggaran statistik sektoral terbaik. Terbukti juga pada sisi keuangan, UPTD SPAM mendapat 7 kali opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP).
Opini tersebut diraih atas laporan keuangan (BLUD) sejak 2018 - 2023 dari kantor akuntan publik yang berlisensi BPK. Sistem yang ada sudah diinteroperabilitaskan dengan layanan pembayaran melalui Bank NTT. Sehingga UPTD air yang telah menerapkan BLUD, dapat mengadopsi inovasi ini karena memiliki proses bisnis yang sama, dan telah berjalan baik di UPTD SPAM Matim.
Aplikasi cliCKSPam disini merupakan modul untuk pengelolaan pendataan pelanggan, modul pengelolaan pembacaan meter, modul pengelolaan barang persediaan dan modul pembayaran. Pihak UPTD SPAM yang beralamat di Golo Lada, Kelurahan Rana Loba, dan dibawah pimpin, Fransiskus Yun Aga, mencoba untuk membangun satu aplikasi yang bisa memenuhi kebutuhan instansi.
"Aplikasi ini akan terus dikembangkan, terlebih khusus kanal pembayaran yang saat ini masih terbatas dengan Bank NTT akan dikembangan bersama Bank lain atau pembayaran digital lainnya. Keberlanjutan inovasi semakin kuat, karena merupakan sistem paling utama dalam menjawab proses bisnis layanan," ujar kepala UPTD SPAM Matim, Fransiskus Selasa (19/11).
Fransiskus yang akrab disapa Kevin ini menjelaskan, saat ini UPTD SPAM mengelola 14 SPAM terbangun di 11 kecamatan dari 12 kecamatan di Kabupaten Matim. Dimana letaknya berjauhan antara satu
dengan yang lainnya. Jarak dari kantor pusat UPTD SPAM hingga unit terjauh, mencapai lebih dari 80 kilo meter. Pelayanan administrasi dan keuangan pelanggan masih dilaksanakan secara manual.
Tentu menjadi pengelola air minum atau operator air minum yang baik, harus memiliki data pelanggan, tagihan dan penerimaan keuangan yang dapat diandalkan. cliCKSpam menjadi inovasi yang diharapkan dapat merubah pola pengelolaan yang masih manual menjadi elektronik menggunakan teknologi informasi.
"Alur penggunaan inovasi dimulai dari pendaftaran sambungan baru, ada proses penginputan data dan dokumen pendaftaran pelanggan baru. Dari data pendaftaran pelaksana teknisi air survei akan mengetahui calon pelanggan baru yang harus disurvei. Hasil survei berupa dokumen perencanaan, gambar dan RAB diinput ke dalam aplikasi," jelas Kevin.
Lanjut Dia, semula cliCKSPam mengakomodir pembayaran tunai. Namun seiring perjalanan penerimaan dilakukan melalui Bank. Setiap saat pemimpin BLUD UPTD SPAM dapat memantau dan mengetahui secara cepat dan real time penerimaan kas harian. Aplikasi ini dibangun untuk menyelesaikan permasalahan pengelolaan administrasi pelanggan air minum.
"Data pelanggan, tagihan rekening air dan non air, dan pembayaran tersedia dalam satu platform berbasis web online. Pilihan teknologi berbasis web mengingat tidak semua pengguna memiliki perangkat mobile dengan kapasitas memori yang tinggi," jelasnya.
Selain itu Kevin menjelaskan, pendaftaran pelanggan yang semula, hanya tersimpan dalam buku register pelanggan secara manual di unit pelayanan kecamatan bergerak menjadi data digital yang tersimpan secara online. Berkas pendaftaran yang usang dan rusak karena tidak tertata dengan baik, menjadi arsip digital yang tersusun dalam aplikasi.
Dia juga menerangkan, proses survei usulan pelanggan baru yang hanya bisa diketahui dan dilakukan oleh petugas dalam unit bersangkutan, kini bisa dikontrol dan dikendalikan secara bersama hingga kantor pusat. Semua berkas hasil survey, perhitungan biaya dan kebutuhan material tersaji baik dalam satu sistem survey.
Kemudian, pembayaran biaya sambungan baru secara mandiri oleh calon pelanggan melalui kanal Bank NTT. Besaran tagihan dan pembayaran terhubung langsung antara cliCKSpam dan m-banking Bank NTT. Interoperabilitas data, sudah berjalan sejak tahun 2021 bersama Bank NTT. Laporan penerimaan harian tersaji secara real time untuk seluruh unit kerja.
"Pengelolaan data yang baik mengantarkan UPTD SPAM sebagai instansi penyelenggaran statistik sektoral terbaik di Kabupaten Matim sejak tahun 2022 – 2023 berdasarkan hasil evaluasi BPS," terang Kevin.
Dia mengatakan, mengakses cliCKSpam, setiap pengguna wajib didaftarkan terlebih dahulu. Aplikasi berjalan secara online dan berada pada shared hosting, maka pengguna wajib memiliki akses internet agar dapat menggunakan aplikasi. Juga aplikasi ini dikembangkan dengan lebih mengedepankan orientasi pada pengguna sesuai dengan proses kerja semula yang sudah berjalan secara manual.
Kata Kevin, semua pengguna tidak merasakan ada yang sulit dalam penggunaan aplikasi. Perubahan yang terjadi baik pergantian pengelola, penambahan unit kerja baru, langsung dapat disesuaikan pada aplikasi cliCKSpam. Perubahan fitur tidak membenarkan pengguna untuk instal karena sistem berjalan secara web based, sehingga perubahan hanya dilakukan pada sisi server.
Sebagai pimpinan UPTD SPAM, dirinya lebih mudah dalam melakukan pengawasan pelaksanaan tugas pegawai. Perjanjian kinerja, pengukuran kinerja dan pembayaran remunerasi didasarkan hasil kerja yang tertuang dalam aplikasi. Melalui perangkat telepon genggam berbasis android, bisa memantau secara real time perubahan yang terjadi, baik jumlah pelanggan, pendapatan dan penerimaan.
"Pola tata kelola administrasi dan keuangan yang transparan serta akuntabel, tidak hanya slogan tetapi dapat diwujudnyatakan. Sejak tahun 2021 hingga saat ini UPTD SPAM Matim, menjadi UPTD pertama yang menerapkan BLUD dengan kemandirian 100% terhadap APBD. Semua biaya operasional bersumber dari pendapatan jasa usaha BLUD UPTD SPAM," bilang Kevin.
Dia menambah, pendapatan UPTD SPAM meningkat setiap tahun dan mampu membiayai operasional secara mandiri selama 4 tahun hingga sekarang. Operator air minum ini menjadi satu-satunya UPTD yang memberikan pelayanan publik dengan melibatkan pelanggan sebagai pemilik layanan, sehingga merasa bertanggung jawab terhadap keberlanjutan.
Kondisi itu dapat dibandingkan dengan UPTD yang sudah atau belum menerapkan BLUD di Provinsi NTT terkait kemandirian terhadap APBD. Tidak ada UPTD air minum di NTT yang mandiri secara finansial, seperti UPTD SPAM KabupatenMatim. Pola tata kelola berbasis digital meningkatkan efektifitas dan
efisiensi pelayanan.
Menurut Kevin, adaptabilitas cliCKSpam menjadi ide inovasi yang dapat diterapkan pada operator air minum sejenis UPTD SPAM yang ada di Provinsi NTT, dan seluruh Indonesia. Sitem aplikasi berbasis web online memudahkan proses instalasi dan penggunaan mengingat saat ini hampir semua pelayanan berbasis digital.
"cliCKSpam menjadi inovasi yang diharapkan dapat merubah pola pengelolaan yang masih manual menjadi elektronik menggunakan teknologi informasi. cliCKSpam merupakan aplikasi yang dibangun untuk menyelesaikan permasalahan pengelolaan administrasi pelanggan air minum," tutup Kevin. (kr1/*).
